業務ヒアリングのポイントをまとめてみた

業務のヒアリングをするとき、漠然と聞いていたのでは頭に入らない。
自分なりのヒアリングポイントをまとめてみた。

細かいことは気にせず、まずは全体像の把握。全体像を把握せずに、詳細をヒアリングしてもピンとこない。なので、ざっくりでいいのでまずは全体像をヒアリングする。

なぜ行うか？何を達成するためか？根本の目的をヒアリングする。

業務に携わる人を洗い出す。このとき、部門単位で現れることが多いが、部門の中でどういう役割を担う人かまで具体的に洗い出したほうが理解しやすい。社員なのか？パートさんなのか？バイトなのか？まで具体的に聞きだせると今後の画面設計にも役立つ。

業務で利用しているシステムを洗い出す。完全に自動化ではないにせよ、システムを利用していない業務はほぼないはず。Excelやメールなども洗い出しておいたほうがよい。

開始するトリガーは根本のトリガーをヒアリングする。例えば、「オーダの情報を検索する」というトリガーがあるとすれば、どういうときにオーダの情報を検索するのか？ユーザから問い合わせがあったときなのか？定常業務の一環なのか？までをヒアリングする。

毎日発生する業務か？半年に一度なのか？これは業務の重要度の判断基準になる。

この業務が売上・利益のアップを向上させる業務か？クレーム対応など本来なくすべき業務か？これはユーザさんには直接ヒアリングしにくい場合があるので、ヒアリングを行ううえで判断する必要があるかもしれない。